Management

Quelles sont les étapes d’un entretien de recadrage ?

L'entretien de recadrage n'est pas la situation la plus agréable à vivre que ce soit pour le manager ou pour la personne recadrée. Pourtant il doit être pratiqué dès qu'il y a faute, quelle que soit la gravité de la dérive.

Il évite que la situation ne s’aggrave. Il permet au collaborateur de rectifier le tir et de repartir sur de bonnes bases. Il contribue à renforcer la posture du manager en lui permettant de rappeler le cadre mais aussi de faire preuve d’écoute et d’accompagnement.

Événement déclencheur :

En cas de dérive objectivement constatée d'un collaborateur qui a commis un écart conscient portant sur son travail, ses résultats ou son comportement

En cas également de répétition d'erreur ou de récidive

(dans ce dernier cas, il s'agit de la dernière tentative pour éviter la sanction).

Objectifs de l’entretien de recadrage :

Éviter l'escalade vers la sanction

Faire s'engager le collaborateur à corriger cet écart ou à ce qu'il ne se reproduise pas

Au sommaire de cet article :

  1. Préparer l'entretien

  2. Exposé des faits

  3. Rappel de la règle transgressée

  4. Faire reconnaître l'écart

  5. Demande d'explication

  6. Rappel des conséquences

  7. Sollicitation de solution

  8. Formaliser l'engagement

  9. Prise de date

  10. Conclusion positive

  11. Les écueils à éviter

  12. Les cas difficiles


1 - Préparer l'entretien

Un entretien de recadrage ne s'improvise pas, vous avez compris qu'il était indispensable de baser vos griefs sur des faits précis, incontestables et si possible récents.

Dans certains cas, il vous faudra donc attendre d'avoir constaté (collecté) vous-même ces faits avant de convoquer votre collaborateur. Ceci est particulièrement vrai lorsque vos observations portent sur des dérives comportementales, des écarts non quantifiables, des attitudes « limites » ou provocatrices mais pas vraiment hors règlements.

2 - Exposé des faits

Présenter des faits incontestables que le manager a personnellement constatés.

Vous pouvez utiliser ce type de phrases :

« Je vous ai convoqué car j'ai une observation à vous faire. »

« Le x à x heure, à x endroit, j'ai constaté ... »

« A l'examen de ce doc, je constate … »

« Je constate que malgré votre engagement lors de notre dernier entretien, il vous arrive encore de ... »

3 - Rappel de la règle transgressée

Référence aux règles présentées par le manager ou aux règlements connus par le collaborateur.

Exemples de phrases à utiliser :

« Vous savez que selon tel document, telles dispositions du règlement, vous devez ...vous ne devez pas … »

« Vous savez ce que j'attends de vous ... »

4 - Faire reconnaître l'écart

Cette étape est délicate car vous devez amener le collaborateur à reconnaître explicitement son écart.

Exemples de phrases à proposer à votre collaborateur pour l’aiguiller :

« Vous avez donc bien conscience d'avoir transgressé cette règle, disposition … ? »

Attendre un acquiescement ou enchaîner à l’étape 5



5 - Demande d'explication

C’est le moment de donner la possibilité à votre collaborateur de justifier son écart et d’évacuer les fausses excuses.

Vous pouvez aborder cette étape en demandant simplement :

« Qu'est ce qui s'est passé ? »

Ensuite, attendez son explication, écouter et cadrer si nécessaire :

« Je comprends que vous étiez pressé mais cela ne dispense pas de faire les contrôles prévus ... »

6 - Rappel des conséquences

Ici, vous allez mettre en évidence les impacts négatifs de cet écart et lui en faire prendre conscience.

Ces formulations peuvent vous y aider :

« Je vous rappelle qu'en agissant ainsi, vous courez le risque de … »

“ Vous faites courir à vos collègues le risque .. …”

“ Vous causez à l'entreprise le préjudice de ... »

7 - Sollicitation de solution

Nous arrivons à l’étape de l’entretien de recadrage, où il est important de responsabiliser et favoriser l'engagement de votre collaborateur à solutionner le problème.

Vous pourriez lui demander ainsi :

« Que pouvez-vous faire pour me garantir que cela ne se reproduise pas à l'avenir ? »

Il convient d’attendre sa proposition de solution, puis d’aider à la formaliser, et de discuter sans proposer, si possible.

8 - Formaliser l'engagement

A ce stade de l’entretien de recadrage, il est nécessaire d’obtenir l’engagement personnel de votre collaborateur pour accroître sa motivation.

Proposez lui alors :

« Je prends note que vous vous engagez à agir de telle manière …. Faire telle action …

afin de mettre fin à cet(ces) écart(s). »

« Nous sommes d'accord ? »

Bien sûr, vous attendrez son acquiescement.

9 - Prise de date

Vous allez fixer maintenant ensemble une période « probatoire » pour valider l'amélioration, l'inciter ainsi à appliquer la décision.

Voici comment l’annoncer :

« Je souhaite que nous fassions un point dans tel délai pour vérifier que tout est rentré dans l'ordre ...qu'il y a une réelle amélioration »

10 - Conclusion positive

Enfin, éviter de faire sortir un collaborateur de l'entretien de recadrage sur des sentiments négatifs (frustration, rejet, ...).

Expliquez-lui votre ressenti sur cet entretien :

« Je suis content que nous ayons trouvé une solution et je suis confiant sur votre engagement »

Et éventuellement :

« Je vous invite à venir me voir si vous avez des difficultés à mettre en œuvre »

11 - Les écueils à éviter lors de l'entretien de recadrage

Evitez de pratiquer un entretien de recadrage :

  • à chaud, lorsque vous êtes énervé ou irrité

  • en présence de témoins ou collègues, sur le poste de travail

  • en début ou fin de journée

Au cours de l'entretien, évitez également de :

  • faire plusieurs griefs, ce qui ne fera que refermer votre interlocuteur

  • vous acharner, chercher à « enfoncer » la personne, surtout si elle a reconnu les faits, pensez au contraire à lui ménager la « sortie asiatique » si possible


12 - Les cas difficiles

  • Face à la colère, à l'agressivité, au mutisme, il ne sert à rien de vouloir poursuivre ou de hausser le ton. Constatez l'attitude de votre interlocuteur et repositionnez l'entretien.

  • Si votre interlocuteur refuse de reconnaître les faits malgré les évidences (étape 3), faites-en le constat et expliquez-lui les risques encourus (sanction).

  • Si vous devez conduire un entretien sur des faits que vous n'avez pas constatés vous-même, vous pouvez malgré tout tenter de les lui faire reconnaître.

Évitez soigneusement tout ce qui fera apparaître que vous n'êtes pas personnellement témoin : « on m'a dit, il paraît, j'ai entendu dire », ... Utilisez un discours direct, si votre interlocuteur tente de détourner par des « qui, comment », ne rentrez pas dans le jeu : « la question n'est pas de savoir comment je l'ai su, mais pourquoi vous l'avez fait ? ».

  • En final, si vous n'avez pas réussi à passer l'étape 3 (manque de faits), concluez par une mise en garde : « je ne mets pas ta parole en doute, mais sache que cela serait totalement inacceptable ... »


Recadrer un collaborateur n’est pas une chose facile !

L’entretien de recadrage fait néanmoins partie du rôle et du devoir du manager que de faire respecter les règles.

En ayant les bons outils et le savoir-être adapté, l’entretien a toutes les chances de bien se dérouler et avoir une issue positive.

Rappelez-vous de ne pas mélanger votre position de manager avec vos sentiments personnels vis-à -vis du collaborateur. Ne vous sentez ni coupable, ni investi du devoir de punir.

Ne vous excusez pas non plus et adoptez une attitude, un ton ferme mais sans être autoritaire, ni agressif, ni condescendant.

Il ne sert à rien de s'emporter, bien au contraire, vos arguments auront beaucoup plus de poids s'ils sont exprimés de manière froide et factuelle.

L'entretien aura d'autant plus d'efficacité si vous avez laissé votre collaborateur proposer lui-même des solutions et si vous lui demandez de s'engager à les mettre en œuvre.

Cela aura pour effet d'accroître sa motivation à corriger les erreurs et vous donnera plus de légitimité si la dérive se reproduit.

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