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Faire de l’entretien professionnel de ses collaborateurs un outil de management
En tant que manager et DRH, vous savez que l'entretien professionnel est obligatoire. Il doit d'ailleurs se dérouler au moins tous les 2 ans (à partir de l'entrée dans l'entreprise, puis de la date de l'entretien précédent).
L'employeur peut cependant décider d'organiser des entretiens professionnels une fois par an. Il concerne tous les salariés dans toutes les entreprises dans tous les secteurs d'activité quelle que soit la nature du contrat.
L’entretien professionnel est distinct de l’entretien d’évaluation des compétences qui relève d'une pratique managériale.
L’entretien d’évaluation quant à lui évalue la performance du salarié et l'atteinte des objectifs de l'année précédente. Il fixe des objectifs pour l'année à venir.
Alors que l’entretien professionnel est lui centré sur le salarié et particulièrement sur
L'expression de ses aspirations
Ses possibilités d'évolution (dans ou hors de l'entreprise),
Ses souhaits de formation (au-delà de ceux identifiés par l'entreprise)
Certaines entreprises cumulent les 2 entretiens pour des questions pratiques mais ce n’est pas forcément une bonne idée !
L’objectif des 2 entretiens est bien distincts et si l’on veut faire de l’entretien professionnel un temps d’échange constructif, il vaut mieux ne pas le coupler avec celui de l’évaluation.
En tant que manager, être au clair avec les objectifs de ses entretiens est très important !
Pour vous aider dans cette pratique, nous allons voir ensemble dans cet article quel est le bon déroulement d’un entretien professionnel et quel est votre rôle en tant que manager :
Inviter votre collaborateur au bon moment
Préparation de l’entretien
Déroulement de l’entretien
Conclusion de l’entretien
L’après entretien, piloter le suivi des actions…
Inviter votre collaborateur au bon moment
Il est impératif de prévenir le collaborateur une ou deux semaines à l’avance.
En lui expliquant les enjeux, le déroulement, avec la remise d’un support d’entretien afin de lui permettre de se préparer et de prendre le temps de le compléter.
Votre intention est de mettre votre collaborateur à l’aise vis à vis de cet entretien professionnel à venir. Si votre collaborateur à des questions ou s’il ne comprend pas, il doit savoir que vous êtes disponible pour y répondre.
Bien sûr, vous allez “caler” ce rendez-vous sur votre agenda et prévoir, selon les fonctions, de 1 à 2 heures.
2 jours avant : vérifier si tout est ok dans la préparation !
2. Préparation de l’entretien
Remplir « au brouillon » le document d’entretien, se doter de la documentation nécessaire, être factuel.
Imprimer un document vierge qui sera le guide de l’entretien et qui formalisera le contenu réel de l’entretien.
Réserver un endroit neutre et isolé pour ne pas être dérangé pendant l’entretien professionnel que vous menez avec votre collaborateur.
3. Déroulement de l’entretien
Dans la pratique, rien n’est imposé pour le déroulement de l’entretien professionnel, mais il est fortement conseillé de mettre en place une trame d’entretien. Ce document suivra l’évolution d’un entretien à l’autre et il pourra être remis au salarié.
On peut y retrouver les éléments suivants en respectant la chronologie :
Le passé
- Rappel des objectifs de l’entretien professionnel
- Passer en revue la fonction
- Bilan du parcours professionnel dans l’entreprise pendant la période qui vient de s’écouler (évolution sur un nouveau poste – nouvelles missions/responsabilités)
- Bilan des actions de formation ou de validation des compétences dont le salarié a bénéficié
Le présent
- Comment le salarié perçoit-il son métier et ses fonctions ? Intérêts, motivations, et points d’insatisfaction
- Repérage des compétences, des points d’appui et des axes de développement
Le futur
- Plan de développement d’évolution professionnelle du salarié, dans l’entreprise ou en dehors. Évolution dans son poste actuel, souhaits ou reconversion
- Plan d’actions pour le projet professionnel du salarié. Formation, VAE, ou actions à mettre en œuvre dans le quotidien professionnel pour développer compétences ou nouvelles responsabilités.
4. Conclusion de l’entretien
Veiller à faire une conclusion aussi positive que possible : elle conditionne l’état d’esprit dans lequel le collaborateur va sortir de l’entretien
5. L’après entretien, piloter le suivi des actions…
L’entretien s’inscrit dans un processus général d’accompagnement à l’évolution
du collaborateur.
Il est donc utile de prévoir et organiser des points intermédiaires en cours d’année pour valider la progression effective et veiller aux conditions de cette progression.
La loi prévoit, tous les 6 ans, la rédaction d’une synthèse, pour vérifier si les actions visant à maintenir l’employabilité du salarié ont été mises en œuvre. A minima il doit y avoir :
Une action de formation (en dehors des formations obligatoires pour l’exercice de son métier, par exemple les formations en sécurité ou les habilitations électriques)
Une ou des actions visant à l’obtention d’une certification ou d’une VAE
Une progression salariale ou professionnelle.
Ce bilan doit être obligatoirement réalisé par écrit, et un exemplaire doit être remis au salarié.
Nos derniers conseils pour mener dans les meilleures conditions votre entretien professionnel...
Eteindre son téléphone, son Bip…
Accueil du collaborateur
Mise en confiance
Bilan de la préparation, a-t-il rencontré des difficultés pour remplir le document ?
- Le collaborateur peut avoir préparé partiellement
- Le collaborateur peut avoir préparé mentalement sans tracer à l’écrit
- Le collaborateur peut ne pas avoir préparé son entretien
- Le collaborateur peut dire ne pas l’avoir préparé mais y avoir tout de même pensé
Quelque soit la situation, accueillir, accepter tel que c’est…
Le cas échéant, lui dire que tout comme lui, vous n’êtes pas habitué à cette nouvelle trame ni à ce nouvel outil, que vous vous aurez peut-être tous les 2 des hésitations, des interrogations. L’important n’est pas de remplir le formulaire mais d’échanger à partir de celui-ci.
La fonction
Avoir pris connaissance de la fiche de fonction auparavant.
Les faits marquants de l’année passée peuvent également être l’occasion d’évoquer avec votre collaborateur des faits à caractère plus personnels (heureux ou malheureux).
Le bilan de l’année écoulée
Indices de satisfaction du salarié : soyez réellement à l’écoute, il peut y avoir des choses agréables ou désagréables à entendre. La réalité du positionnement de votre collaborateur dépendra de votre capacité à accueillir, de son degré de confiance.
Mesure des objectifs : il ne s'agit pas d'une « négociation ». soyez aussi factuels que possible. Une bonne préparation et surtout un bon suivi tout au long de l'année facilitent le consensus
La fixation des objectifs professionnels
Pour être positive, la démarche doit être aussi consensuelle que possible. Un objectif imposé est rarement motivant.
N'oubliez pas que la non atteinte des objectifs est une situation d'échec pour le collaborateur … mais aussi pour le manager …
Veillez donc à fixer des objectifs réalistes (démarche SMART), à suivre le collaborateur et l'aider à atteindre ses objectifs. Il s’agira de savoir les remettre en cause en cours d'année s'ils deviennent inatteignables, inutiles ou sans raison d'être.
Vous avez maintenant la bonne méthode pour préparer et mener l’entretien professionnel de votre collaborateur dans les meilleures conditions !
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